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一个创始人的 AI 工具效率系统实践 | Beads #106

让工具服务于你,而不是反过来

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Beads Newsletter
December 01, 2024

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不知道你目前日常使用 AI 工具的频率是怎样的？

Beads 过往写 AI 相关话题的频率并不高，不是因为 AI 主题在我们这里不重要，而是因为已经有很多信息源在每天推送 AI 相关的资讯，我们不一定在这个话题上会做得更好。但如果我们在播客里听到关于 AI 领域非常好的实践，尤其是和个人生活工作场景相关的，我们也会时不时来分享给大家，这次要分享的就是这样一集内容。

Andrew Wilkinson 是 tiny 这家科技控股公司的联合创始人，我最早是从 My First Million 的播客知道他的。tiny 这家公司比较特别，他们是一家上市公司，运营模式就是通过收购其他小公司，然后将这些公司经营得更好获利，属于现在在美国比较流行的一种 Buy Then Build 的模式。这个模式非常好的地方在于，你不用再亲自从零到一创业，而是花一点时间去研究那些好的、已被市场验证的标的，筹集资金，直接去买一家公司，然后把它经营得更好，从而在未来获得更多利润，或者未来再被其他资本收购，实现财务自由。

另外关于 Andrew Wilkinson 本人的故事也比较精彩，后面有机会我们会分享到，看他是如何从一个咖啡店员在某一天开窍，然后一步步成为亿万富翁的。前不久，他也出版了一本和播客同名的书叫 Never Enough:From Barista to Billionaire 讲述自己的故事，感兴趣的朋友可以提前找来读一下。

今天这集的主人公叫 Charlie Grinnell，是数字营销科技公司 Right Metric 的创始人。大学辍学后，就开始从事市场营销工作。Charlie 是一个效率工具狂热者，本期我们就来看看他基于日常的工作和生活，如何利用 AI 给自己打造了一整套效率工作流。

Charlie 目前使用的工具

我们先直接把节目中 Charlie 使用到的工具全部列出来，这些工具中有些是 AI 软件，有些是硬件：

然后我们再来看他是如何在日常工作和生活中使用的这些 AI 工具的。

Charlie 的典型一天

按照 Charlie 的说法，他一天的 routine 大致是这样的：

  • 晨间散步 + 写日记 (journaling)

  • 上午进行深度工作 (deep work)

  • 午餐休息

  • 下午集中开会 (meetings)

  • 下午 5 点左右结束当天工作，梳理准备第二天工作

  • 和家人晚餐

  • 晚饭后进行一些休闲活动，比如阅读 (reading)

  • 另外，他也会尽量避免在周一开会 (Monday meetings)

我们重点看 Charlie 如何利用 AI 写日记、深度工作、会议与客户管理、和输入输出 4 个方面。

AI Journaling & 语音日记

因为我本人也有写日记的习惯，在这一点上有被 Charlie 利用语音写日记的实践启发到。

早晨起床后，Charlie 一般会先去户外散个步。散步期间，他会使用 AI 笔记软件 Reflect 记录自己大脑中的想法，边走边说，语音输入，Reflect 会把语音转录成文字出来保存。这样的语音功能其实现在很多笔记软件都支持，只不过易用程度和后续动作设计各有差异。Reflect 是一个加密笔记 App，语音输入支持中文，云端同步，可和系统日历整合，有浏览器插件，也可分享笔记到社交账号，不过目前只支持 iOS 系统，订阅费用只有一档 $10/月。听节目的同时我也去下载试用了一下 Refect，整体非常顺畅好用，感兴趣的朋友也可以试试看。

这里的重点在于，Reflect 集成的 AI 功能可以帮助 Charlie 梳理过往所有日记，整理成逻辑结构更清晰的格式，方便他之后阅读。而且他给自己的日记系统设立了 50 多个问题，每一天，当 Charlie 打开 Reflect 时，系统就会随机显示 5 个问题，他只需要语音回答这 5 个问题就好，比如日常的感受、感恩的事、工作计划、有什么压力等等主题，Charile 只需要把大脑中的想法一股脑说出来就好，不必在意什么格式，是一个 Brain Dump 的过程。

Charlie 在这里说通过语音输入的好处在于：减少写日记这项行动的摩擦阻力。

大家都知道长期写日记的好处，但真正开始写，没有多少人能坚持下去。主持人 Andrew 也说自己很多次都想开始写日记，但也没有坚持下去。

另外，Charlie 还会利用 Reflect AI 的聊天功能，与自己的日记内容进行互动，比如询问上个月的感受或回顾过去的想法，帮助他检索和总结过去的日记条目等等，相当于打造了一个个人思想库，需要的时候可以给自己提醒和参考，也可以成为你的一种个人 therapy。

散步回来后，Charlie 会进行深度工作，直到午餐时间。他尽量避免在早晨安排会议，以保护这段时间用于深度工作。深度工作是指需要高度专注和投入的任务，比如写作、编程或解决复杂问题。

深度工作 (Deep Work)

深度工作的重要性我们不再强调，每个人每天都需要一段深度工作的时间段，那怕只有一个小时。

前面我们提到，Charlie 在上午会尽量避免一些会议，因为上午对他来说是黄金工作时间。但是，大家都是人，他也沉迷社交软件不能自拔，为了防止自己过度使用社交软件，他学到了一个很好的技巧 (hack)。

这个 hack 是这样的：他会给每款社交软件设置一个每天最多使用的 screen time 限制，然后再设置一个密码告诉她老婆。如果他当天使用社交软件达到限制时间，锁住了，他想要再次使用，必须去找他老婆要密码。那如果他老婆把密码忘了，他今天就别想再用了。我觉得这个方式非常好哈哈哈哈，值得大家尝试！

到具体的事务层面，Charlie 习惯用 Things 这款 App 来做任务管理和过滤。Andrew 在这里说他习惯用 OminiFocus 做任务管理，安排不同事情的优先级。

在 Charlie 把所有待办事项放进 Things 之后，他会用 Reclaim AI 这个日历管理插件把待办事项进行时间评估后，安排进日系统的历软件，比如你给一项任务设置好预估所需的时间和优先级后，它会自动根据你的工作习惯和日常，把这件事情插进日历上一个合适的空白时间段，并提前提醒你。

另外，为了防止自己的 deep work 时间段被打扰，Charlie 也会把设备的防干扰模式打开，仅允许几个重要的人的联系；同时，他也会选择一个没有窗户的房间工作，工作的时候也会打开像 brain.fm 或 Spotify 上的 Lo-fi 歌单，来给自己打造一个容易进入心流的工作环境。

一天的工作结束后，他会花半个小时左右的整理待办事务，同步到日历中。

即使是像 Charlie 这样能够充分利用 AI 效率工具来帮助自己工作的人，他也坦言最佳状态下，他每天的深度工作时间可以有 3-4 个小时，普通一点的话可能只有 90 分钟左右，最糟糕的情况就是 0，一天都没有深度工作的时间。如果一个人每天可以有 2 个小时的深度工作时间，那一周下来至少 10 个小时的深度工作时间，就已经非常不错了。

会议&客户管理

作为一个创业者，Charlie 每天需要处理大量的和客户沟通的会议，那用 AI 工具来辅助解决会议问题也是一个必然。

在会议方面，Charlie 主要用一个叫做 Fathom 的 AI 视频会议软件。

Fathom 会把每次会议内容转换成文字，Charlie 可以实时地标记和高亮会议中的关键点，如果客户在会议中提到了一个重要需求，他可以立即点击屏幕上的按钮，Fathom 会自动标记该部分并生成一个可搜索的索引。

经过 Charlie 标记的内容和转录文本会自动同步到他 Reflect App 里，这样的好处就是所有的会议记录和笔记都会集中在一个地方，方便日后检索和参考。Fathom 也可以和日历应用集成，在 Reflect 里他可以看到与特定会议相关的时间戳和背景信息，使得会议内容更加有序和易于管理，也可以设置后续行动的提示。

在 CRM 方面，Charlie 用的是 Clay 这款软件来集中管理所有客户和联系人关系。Clay 这个应用的强大之处在于你可以把你所有社交平台账号都集成在里面，比如你的邮箱、 X(Twitter)、LinkedIn 等等，这样所有平台的联系人都能在一个地方集中，方便里联系和管理。

Charlie 说他最喜欢的 Clay 两个功能点，一个是比如当你要去纽约出差时，你就在搜索框里输入纽约，它会自动给你筛选推送在纽约的联系人信息，你如果相约某个人见面的话，可以直接发送邀约信息；另外一个是，Clay 每天会给你推送 3-5 个联系人信息在顶部，这些人可能是你很久没联络的人或者客户，你可以打个招呼问候一下，维持一下联络。

输入&输出

Charlie 说他大学辍学后，一直通过看 YouTube 上的各种视频自学各种知识，但是感觉一直没有形成一个结构化的阅读方式，直到他遇到了 Readwise/Reader 这款软件。

从后台可以看到，我们的很多读者就是使用 Readwise 订阅的 Beads，Readwise/Reader 是一款很强大的 read-it-later 类软件，你几乎可以把任何需要稍后阅读的东西，甚至视频链接，都保存在里面，让它给你消化、整合、推送。Charlie 日常就是使用 Readwise/Reader 来阅读所有他想要读的内容，然后把高亮笔记同步到 Reflect 里，这样可以形成一个属于他个人的知识库，可以针对想要的主题及时搜索和对话。

另外 Charlie 也是一个播客重度听众，他日常使用 Snipd 这款 AI 播客应用听节目。 Snipd 的一个非常实用的功能就是片段高亮，通过快捷键设置，你可以在开车使用 CarPlay 或者走路散步戴 Airpods 的时候，按快捷键自动回放和高亮需要保存的内容，也可以同步保存到 Reflect 当中。如果你也是一个播客重度听众，也推荐你去试用一下 Snipd，看看使用效果如何。

关于输出层面，Charlie 虽然每天都要写很多工作相关东西，但他说自己直到现在都是一个很糟糕的写作者，因为他不知道要写些什么……

现在 Charlie 的做法是，他已经意识到写作的重要性，也需要通过写作帮自己厘清一些思绪，他开始尝试给自己打造一个写作系统，让他可以从过往的日记、读到的东西、听到的东西里去筛选整合，输出文字。不过他还在尝试中，这么做的目的就是为了给自己降低面对真正写作时的恐惧。

AI Needs Context

很多人在使用像 ChatGPT 这样的 chat 类 AI 工具时，都会觉得 AI 写出的东西不能用，很生硬等等。

Charlie 在这点上说了一句具有指导性意义的话：AI needs context.

AI 需要语境。

再好的大模型工具，如果你给出的提示语 (prompt) 是不够详细的、没有语境的话，那它写出的东西就是很烂。

比如 Charlie 在写一些 prompt 时，会把语境写得非常详细：我是谁，我要干什么，我现在是怎样的状况，我要写一篇怎样的东西，我想借鉴哪位作家的风格并列出具体的参考语料等等等等。

你给 AI 提供的语境越详细，越具体，那它自然给出的反馈就会越好。你给它反反复复地训练，它会越来越了解你，从而更好地建造属于自己的系统。

系统的陷阱

我想很多正在读这篇 newsletter 的朋友都有一套属于自己的工作流，你可能也尝试过很多效率软件，可能已经找到最适合自己的工具，也可能还没找到。

不管目前你目前的工作流是怎样的，不管你在用什么 AI 工具来协助自己，几个原则值得我们借鉴：

  • 不要因为使用 AI 工具而给自己增加压力，即使你在 App 里积压了很多之前保存的信息没读也没关系，重点不是你要必须读完它们，而是在你需要的时候可以及时搜索找到它们

  • 你使用的工具和系统可以帮你更好地利用、学习、消化和保留这些东西，这些都是在帮你积累的属于你的数字资产和个人知识库

  • 拿得起，放得下：设计适合自己的系统，让系统运行起来，让一些动作自动化进行，你就会变得轻松；但同样，一个系统是同时可以被拿得起，也能放得下的，不要掉进系统的陷阱里，而在不合适的情况下逼迫自己去完成一些任务

  • 请记住，工具永远都是服务于你的，而不是你服务于工具，一旦一个工具本身占用了你大量的时间和精力，那就是时候考虑替换掉它了

  • 降低使用工具的摩擦力，越易用越好，这个上面我们也有提到

对 AI 发展的看法

Andrew 在后面问 Charlie 如何看待目前 AI 的发展，Charlie 的观点还是非常乐观的。

他说目前很多主流的论调都是说 AI 将会取代很多人的工作，也会让很多公司倒闭。但是你更应该关注的焦点是，AI 如何可以极大地解放人们的生产力，让人们工作更有效率。

尤其是对于「知识工作者」(knowledge worker) 来说，AI 工具在解放个人生产力的同时，也可以极大地拓展人们的创造力，逼着大家去升级自己的认知和能力，让大家真正去做那些只有「人」才能做的事情。

这一点应该让人兴奋。

其他产品推荐

除了上面提到的那些 AI 工具，Charile 还推荐了几款其他日常用到的硬件和软件：

  • SuperWhisper：一款速度更快的语音转文字 AI 软件

  • Basecamp：37singals 出品的项目管理和协作软件

  • Eight Sleep：你可以在很多播客里听到这款智能床垫的广告

  • Lomi：一款厨余垃圾堆肥机 (这个真的很种草)

  • Texts：一款可以集成所有社交/通讯软件消息发送的 App

OK，以上就是本期的所有内容。希望 Charlie 在 AI 工具方面的实践也可以给你带去一些启发。

最后，我还是想再重复一次：工具永远都是服务于你的，而不是你服务于工具。

See you next week.

李马克@Beads

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